Politica de confidențialitate SEAP Monitor

Aplicația Android și platforma seapmonitor.ro · Actualizată la 2 noiembrie 2026

1. Cine furnizează serviciul

NOVACORE SYSTEMS S.R.L., CUI 39321243. Contact și solicitări privind datele personale: suport@novacoresystems.ro; telefon +40 769 027 027.

Societatea administrează conturile, relația cu clienții și securitatea serviciului. Pentru documentele și datele introduse de o organizație, aceasta stabilește scopul utilizării; rolurile și instrucțiunile de prelucrare se stabilesc prin contractul cu organizația.

2. Ce date prelucrăm și de ce

Cont și organizație: nume, adresă de email, identificator de utilizator, rol, firmă, date de contact și planul activ. Parolele sunt stocate sub formă de hash. Aceste date sunt necesare pentru autentificare, controlul accesului, sincronizare și suport.

Conținutul ales de tine: documente, imagini din documente, fișiere, formulare, date despre clienți, experți și proceduri, căutări salvate, favorite și solicitări AI. Le prelucrăm pentru funcțiile pe care le folosești. Unele documente pot conține date ale altor persoane; încarcă numai informații pe care ai dreptul să le utilizezi.

Securitate și funcționare: adresa IP, evenimente de autentificare, acțiuni din cont, mesaje tehnice de eroare și data operațiunilor. Acestea ne ajută să prevenim abuzurile și să investigăm erorile. Nu folosim SDK-uri de publicitate sau de analiză comportamentală în aplicația Android.

Facturare și suport: datele profesionale și mesajele transmise voluntar, necesare administrării contractului sau soluționării cererilor. Profilul firmei poate include, opțional, banca și IBAN-ul introduse pentru documentele organizației; acestea pot identifica și persoane fizice autorizate. Contactele profesionale din CRM sunt introduse de utilizator, fără citirea agendei telefonului. Aplicația Android nu colectează date de card și nu oferă cumpărarea de abonamente.

3. Accesul de pe telefon

Aplicația folosește aceeași bază de date și aceleași drepturi ca site-ul, prin API HTTPS. Tokenul de sesiune este păstrat în spațiul securizat al sistemului Android și este eliminat la deconectare. Aplicația nu solicită acces general la stocare, contacte, cameră, microfon sau localizare GPS.

Alegerea județului este un filtru introdus de utilizator, nu localizare GPS. Pentru încărcări, aplicația primește numai fișierele selectate explicit prin selectorul Android. Fișierele descărcate pentru distribuire sunt stocate temporar și eliminate de aplicație după operațiune; copiile salvate ori trimise în alte aplicații sunt gestionate de acestea.

Notificări pe telefon

Aplicația Android include componentele Firebase Cloud Messaging și Firebase Installations. Acestea pot genera și transmite automat către Google un identificator al instalării și date tehnice despre aplicație și dispozitiv, precum versiunea sistemului, modelul și versiunile componentelor software, pentru funcționarea și întreținerea serviciului. Acest identificator nu este ID-ul publicitar. Activarea alertelor în cont și permisiunea de afișare rămân opționale.

Dacă activezi alertele, folosim Firebase Cloud Messaging (Google) pentru livrare. Serverul nostru păstrează identificatorul instalării, tokenul tehnic de notificare, asocierea cu utilizatorul și organizația și preferințele de alertare. Google primește tokenul dispozitivului și conținutul notificării, limitat la informațiile despre proceduri și identificatorii necesari deschiderii lor. Nu trimitem prin notificări parole sau documente de ofertă.

Poți opri alertele din Cont → Alerte pe telefon sau din setările Android. Ieșirea explicită din cont dezabonează telefonul. Înregistrările invalide sau fără acces sunt eliminate la verificare; mesajele din coada de trimitere se păstrează cel mult 24 de ore. Notificările respectă permisiunile, sunetul și modul Nu deranja al telefonului.

4. Destinatari, găzduire și AI

Datele operaționale sunt găzduite pe serverul propriu al furnizorului, în România. Accesul administrativ este limitat la personalul autorizat.

Datele sunt accesibile utilizatorilor autorizați ai organizației și personalului de suport, în limita atribuțiilor. Furnizorii tehnici de email sau AI configurați de organizație primesc numai datele necesare operațiunilor solicitate. Aplicația mobilă nu include SDK-uri de reclame, analiză comportamentală sau vânzare a datelor.

În configurația curentă, funcția AI rulează pe serverul propriu, prin Ollama. Textul și documentele alese pentru analiză ajung pe acest server. Dacă administratorul organizației configurează un furnizor AI extern, datele selectate sunt transmise acelui furnizor pentru cererea respectivă; acesta trebuie autorizat și evaluat înainte de activare. Răspunsurile AI pot conține erori și necesită verificare umană.

Mesajele și anexele trimise prin funcțiile de email ajung la furnizorul SMTP configurat de organizație și la destinatarii indicați de utilizator. Distribuirea unui document prin Android îl transmite aplicației și destinatarilor aleși de tine. În configurația locală actuală, aplicația Android transmite datele operaționale către serverul din România. O integrare externă poate implica alte țări; înainte de activare trebuie stabilite destinatarul, temeiul și garanțiile aplicabile. Datele nu sunt transmise unui furnizor AI extern în configurația locală.

Google Play procesează separat datele necesare distribuției și securității magazinului, conform propriilor politici. Nu vindem datele personale și nu le utilizăm pentru publicitate comportamentală.

5. Temeiurile utilizării datelor

Prelucrăm datele pentru furnizarea serviciului și demersurile solicitate înaintea contractării, îndeplinirea obligațiilor legale și interesul legitim de a administra și proteja serviciul. Preferințele opționale și comunicările care necesită consimțământ se bazează pe alegerea utilizatorului. Organizația stabilește temeiul utilizării datelor personale din documentele încărcate.

6. Perioade de păstrare și ștergere

Datele contului și documentele se păstrează cât timp sunt necesare furnizării serviciului pentru organizație. Cererile de ștergere includ o perioadă de 30 de zile pentru anulare. După ștergere, datele din copiile de siguranță sunt eliminate în maximum 90 de zile. Jurnalele de securitate se păstrează cel mult 90 de zile, cu excepția informațiilor strict necesare investigării unui incident. Documentele supuse obligațiilor legale și datele necesare soluționării unui litigiu se păstrează pentru termenul aplicabil, cu acces limitat.

Ștergerea unui utilizator și ștergerea întregului spațiu al organizației sunt operațiuni distincte. Documentele comune pot aparține organizației și pot trebui păstrate de aceasta. Pentru proprietarul organizației, cererea poate viza transferul responsabilității și ștergerea utilizatorului sau ștergerea spațiului organizației. Cererile care necesită verificări sunt soluționate de administrator; nu sunt simple suspendări ale accesului.

7. Drepturi și contact

Poți solicita accesul la date, rectificarea, ștergerea, restricționarea sau portabilitatea lor și poți formula opoziție, în condițiile aplicabile. Poți retrage consimțământul pentru prelucrările opționale. Folosește secțiunea Confidențialitate din cont sau trimite cererea la suport@novacoresystems.ro. Nu trimite parola. Pentru verificarea identității cerem numai informații proporționale cu solicitarea.

Poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

8. Cookies pe site și actualizări

Site-ul utilizează cookie-uri necesare autentificării și protecției formularelor, precum și stocarea preferințelor de afișare și a alegerilor de confidențialitate. Preferințele opționale pot fi retrase din interfața site-ului. Aplicația Android folosește un token de sesiune securizat, fără cookie-uri de urmărire publicitară. Modificările acestei politici sunt publicate aici, cu data actualizării.